Zusatznutzen generieren

In einem Zeitraum von mehr als zehn Jahren kann sich eine Menge ändern, sowohl in Bezug auf die technische Entwicklung als auch auf die Bedürfnisse und Risiken einer Organisation. Wenn man ein System auswählt, das nicht dazu in der Lage ist, auf Veränderungen zu reagieren, ist es sehr wahrscheinlich, dass man nicht nur eine unzureichende Rendite aus seiner Investition erzielt, sondern möglicherweise auch verwundbar wird. Eine Ausrichtung auf technische Leistungsfähigkeit und Risiko übersieht außerdem einen entscheidenden Punkt – das richtige Sicherheitssystem kann von großem Zusatznutzen sein, wenn es als integraler Bestandteil der Geschäftsabläufe verwendet wird. Kim te Kaat, Business Developer bei Nedap Security Management, und Martijn Ronteltap, Senior Manager bei Deloitte, diskutieren, wie eine Ausrichtung auf langfristige Ziele in einer Ausschreibung den Nutzen, den man aus einem Sicherheitssystem holt, beeinflussen kann.

Wenn Ihre Ausschreibung Vorgaben in Bezug auf die verfügbare Technologie macht, schränkt das Ihr System von Anfang an ein. Der beste Ansatzpunkt ist die Vision Ihrer Organisation. Martijn Ronteltap erklärt: „Wenn Sie Ihre Ausschreibung mit Ihrer strategischen Vision beginnen, können Sie festlegen, was Ihr Sicherheitssystem unterstützen soll – nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft. Sie möchten zum Beispiel alles mit nur einem Gerät bedienen können. Dieses Gerät steht noch nicht zur Verfügung, aber es wäre ratsam, einen Lieferanten auszuwählen, der Ihren Ehrgeiz teilt. Sehen Sie sich genau an, wie das vorgeschlagene System aufgebaut ist, um sicherzustellen, dass Sie es später modifizieren können.

Vielleicht bietet es nicht die Funktionalität, um Ihre zukünftigen Bedürfnisse sofort abzudecken, aber die richtige modulare Bauweise sollte bedeuten, dass dies später möglich ist.“ Aus diesem Grunde ist ein relativ offenes System eine wichtige Voraussetzung. Ein modulares, softwarebasiertes System bedeutet, dass Sie nicht durch Hardware eingeschränkt werden und einfacher auf zukünftige Entwicklungen reagieren können, egal ob es sich dabei um technologische oder organisatorische Änderungen handelt. Sie werden ein System zur Verfügung haben, das mit Ihnen wachsen kann und es Ihnen ermöglicht, zukünftige Verfahren und Vorschriften zu erfüllen, anstatt an einem System festzuhängen, das schnell veraltet.

„Teilen Sie Ihre Vision mit und ermöglichen Sie Ihrem Lieferanten so, mehr als nur ein Anbieter für Sicherheitssysteme zu sein“, erläutert Kim te Kaat. „Er kann ein Partner sein, der Ideen beiträgt und Ihnen dabei hilft, zu gewährleisten, dass Ihr System die Zukunftsstrategie Ihres Unternehmens unterstützt.

Eine weitere Einschränkung bei der Ausschreibung eines Sicherheitssystems ist, sich alleine auf die Risiken zu konzentrieren. Kim te Kaat führt aus: „Ein Sicherheitssystem sollte nicht nur als ein Zaun mit einem Zugangssystem betrachtet werden. Es kann auf lange Sicht wesentlich mehr Nutzen zu Ihrer Organisation beitragen, als nur Risiken zu schmälern.“ Beispielsweise kann es Ihnen ermöglichen zu sehen, welche Räume zu welchen Zeiten genutzt werden, sodass Sie Ihr Gebäudemanagement darauf ausrichten können.

Martijn Ronteltap fügt hinzu: „Risiken einen großen Stellenwert einzuräumen, ist nicht falsch, es sollte jedoch nicht das Einzige sein, dass beim Kauf eines Sicherheitssystems in Betracht gezogen wird. Biometrische Systeme werden beispielsweise oft für Hochrisko-Eingangspunkte ausgewählt. Wenn man sich jedoch dieselben Eingangspunkte in Bezug auf Effizienz ansieht, sind biometrische Systeme möglicherweise die klügste Entscheidung, da sie Menschen einen schnellen Zutritt erlauben.“

Wenn Sie sich für ein Sicherheitssystem entschieden haben, bei dem Software die Funktionalität bestimmt, ist das Hinzufügen von Hardware, wie biometrische Systeme, ohne die Installation eines komplett neuen Systems möglich. Aus diesem Grund hilft die Sicht, Sicherheit als eine Investition sowohl in Software als auch in Hardware zu begreifen, dabei, die Langlebigkeit Ihres Systems sicherzustellen, und sie ermöglicht es Ihnen, von zukünftigen Technologien zu profitieren oder auf Gesetzesänderungen zu reagieren. Was alles darauf hinausläuft, dass Sie eine bessere Rendite aus Ihrer Investition erzielen.

Die meisten Geschäftssysteme wie Fakturierung oder Personalwesen sind prozessorientiert, sodass sie für stetige Verbesserungen regelmäßig überprüft und angepasst werden können. Bis jetzt ist es jedoch noch nicht stark verbreitet, dass Sicherheitssysteme in die Geschäftsprozesse integriert werden. Was bedeutet, dass nicht nur der Zusatznutzen, den sie bieten können, übersehen wird, sondern dass sie auch nicht evaluiert und für aktuelle und zukünftige Nutzung optimiert werden. Denken Sie daran, wie Sie Ausweise ausgeben oder Zugriffsrechte vergeben beziehungsweise widerrufen. Wenn dies nicht in ein Verfahren eingebettet ist, können Sie nicht sehen, ob dies effizient geschieht und auch keine Verbesserungsmöglichkeiten ausfindig machen.

Martijn Ronteltap führt aus: „Wenn Sie in Ihrer Ausschreibung Sicherheit als einen Zyklus mit Prozessen begreifen, bekommen Sie ein System, das gemäß Ihrer Strategie und Vision einfacher modifiziert werden kann.“

Kim te Kaat fügt hinzu: „Die Optimierung anderer Geschäftsprozesse kann ebenfalls von einem progressiven Sicherheitssystem abhängen. Nehmen wir an, Sie planen, Verfahren in Bezug auf den Austritt von Mitarbeitern aus dem Unternehmen zu automatisieren. Ein modulares Sicherheitssystem, das auf Software und offenen Standards beruht, wird es Ihnen ermöglichen, sich mit Drittsystemen wie der Personalabteilung einfach und kosteneffizient zu verbinden. So können Sie Abläufe wie automatische Zugangssperren einrichten, wenn jemand aus dem System der Personalabteilung gelöscht wird. In einem geschlossenen System wäre dieser Schritt niemals möglich.“

Im Idealfall konzentriert sich die Arbeit eines Sicherheitsmanagers eher auf Prozesse und Strategie als auf Technologie. „Auf diese Weise verhindern Sie den klassischen Fehler, nur auf die Anzahl Türen oder kurzfristige Situationen zu achten. Sie konzentrieren sich auf das große Ganze und darauf, wie Sicherheit in Ihre strategische Vision hineinpasst und diese unterstützen kann.“