Großes Event, kleiner Aufwand

Die Übernahme des Sicherheitsdienstes einer Großveranstaltung ist für viele Anbieter wirtschaftlich nicht interessant, weil sie sich bei der Personaldisposition oft mit enorm arbeitsintensiven Planungsabläufen konfrontiert sehen. Im Gegensatz zur Objektplanung verändern sich die Bedingungen bei jeder Großveranstaltung: Events finden unregelmäßig statt, die Veranstaltungsorte wechseln, und die Besucherzahlen variieren.

Insbesondere sehr kurzfristige Änderungen im Personalbedarf sind dabei problematisch. Zeichnet sich zum Beispiel in den Tagen vor einem Festival ab, dass deutlich mehr Gäste kommen werden als erwartet, steigt das Sicherheitsbedürfnis des Veranstalters - der Sicherheitsdienst muss darauf schnell und flexibel reagieren können. Aufgrund des oft immensen Personalbedarfs werden immer häufiger Subunternehmer zur Unterstützung des eigenen Mitarbeiterstamms hinzugezogen; die reibungslose Einplanung dieses Personals stellt eine zusätzliche organisatorische und wirtschaftliche Herausforderung dar.

Viele Sicherheitsunternehmen organisieren ihre Schichtplanung mit einfachen Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel. Für ein professionelles Personalmanagement sind solche Programme jedoch nur bedingt geeignet. Viele Informationen müssen per Hand eingegeben und nach Fertigstellung der Dienstpläne per E-Mail, Telefon oder anderweitig weitergegeben werden. Zudem ist es schwierig, mit mehreren Personen gleichzeitig zu planen. Auch verfügen Planungstools oft nicht über Schnittstellen zur Lohn- und Finanzbuchhaltungssoftware oder zur Hardware für Zeiterfassung und Zugangskontrolle.

Eine zeitgemäße Technologie für die umfassende Planung von Großveranstaltungen bietet die webbasierte Personalplanung: Im Kern handelt es sich dabei um ein Onlinesystem, über das vom Disponenten über den Subunternehmer bis hin zum Mitarbeiterstamm sämtliche Beteiligten miteinander kommunizieren können. Der gesamte Planungsablauf wird in einer Software zusammengefasst und so maßgeblich vereinfacht.

Die zentrale Innovation liegt in der Umkehr des Planungsablaufes: Nicht der Personalplaner fragt die Verfügbarkeit von Mitarbeitern für eine Veranstaltung nach, sondern die Mitarbeiter melden ihren Einsatz für ein Event selbst an. Dadurch, dass das Personal aktiv in die Einsatzplanung eingebunden wird, fallen ungefähr 80 Prozent der Telefonate und E-Mails im Vorfeld weg. Der Planer legt im System das Event an und definiert den Personalbedarf. Das System schlägt geeignete Mitarbeiter vor, die sich wiederum für freie Schichten anmelden können. Der Disponent kann so auch auf kurzfristige Änderungen reagieren.

Planer wie Mitarbeiter sind jederzeit auf demselben Informationsstand. Mittels eines Internetzugangs kann von überall her und in Echtzeit auf den aktuellen Dienstplan zugegriffen werden. Das Unternehmen Syncomnet hat in Zusammenarbeit mit der Firma Dienstplanmacher die Software Secplannet auf Basis der webbasierten Personalplanung entwickelt, die speziell für die veranstaltungsbezogene Personalplanung im Sicherheitsbereich ausgelegt ist und sämtliche Anforderungen an ein modernes Mitarbeitermanagement bedient.