Zukunftsfähige Wächterkontrolle

Moderne Online-Wächterkontrollsysteme (OWKS) bieten seit einigen Jahren schon die Möglichkeit, die Anwesenheit der Sicherheitskräfte an den verteilten Kontrollstellen elektronisch zu dokumentieren – mittlerweile stellen sie aber noch eine viel umfangreichere Funktionalität zur Verfügung. Für Anwender stellt sich daher die Frage: Welche Funktionen sind essenziell? Worauf muss besonderes Augenmerk gelegt werden? Was sind zukünftige Anforderungen?

Unbestritten ist eine der Hauptfunktionalitäten nach wie vor die Dokumentation. Dies beinhaltet aber neben der reinen Anwesenheitsdokumentation an den Überwachungsobjekten vor allem auch die Dokumentation von geleisteten Aufgaben, sowie der besonderen Vorkommnisse und Ereignisse. Nur vor Ort präsent zu sein und die übertragenen Aufgaben gewissenhaft zu erledigen ist nicht mehr ausreichend. Die Kunden fordern Berichte und Protokolle über die Einsätze. Letztlich gilt hier die Maxime dem Auftraggeber gegenüber nachzuweisen, welche Tätigkeiten wann durchgeführt wurden. Fehlt hier systemische Unterstützung, muss viel Zeit für die manuelle Erstellung von Berichten aufgewendet werden, um nachzuweisen, dass alle Standorte ordnungsgemäß und regelmäßig überprüft und daneben auch potenzielle Sicherheitsrisiken verfolgt wurden.

Es geht also darum, die gesamte Arbeit zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen. Mithilfe dieser Dokumentation kann dem Auftraggeber gegenüber dann genau nachgewiesen werden welche Tätigkeiten verrichtet wurden. Zyniker behaupten, dass Sicherheitsfirmen nicht Sicherheit verkaufen, sondern Berichte. Aber etwas Wahres ist an dieser Behauptung.

Worauf sollte jetzt also bei den Systemen besonderer Wert gelegt werden? Wissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass nur etwa zehn bis 20 % der Ereignisse dokumentiert werden. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Der wichtigste aber ist, dass es unter Umständen aufwändig ist, ein Ereignis zu erfassen. Die Systeme sollten also darauf ausgelegt sein, Ereignisse schnell und intuitiv zu erfassen. Wenn das, wie etwa bei Guardtools, mithilfe von vorkonfigurierbaren Ereignissen und den davon abzuleitenden Maßnahmen erfolgen kann, schlägt der Benutzer hier zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen ist die Erfassung per Mausklick schnell und einfach erledigt, zum anderen werden gleiche Ereignisse auch von den verschiedenen Mitarbeitern gleich erfasst. Das bedeutet auch, dass die Qualität der erfassten Daten steigt. Somit bessert sich die Datenbasis für automatische Auswertung und Analysen und dies führt zu besseren Entscheidungsgrundlagen.

Ein weiterer Punkt ist die Automation. Wiederkehrende Tätigkeiten sollten weitestgehend automatisiert werden. Dabei sollte es auch möglich sein, komplexere Aufgaben zu automatisieren. Dazu schauen wir auf das Berichtswesen. Jeder Kunde möchte Berichte über die durchgeführten Tätigkeiten. Allerdings unterscheiden sich die Berichte meist in Detailtiefe und Zeitpunkt der Erstellung. Außerdem will ein Teil der Kunden die Berichte zugesendet bekommen, während dem anderen Teil eine Nachricht mit einem Link zu einem Portal genügt. Diese unterschiedlichen Anforderungen sollten abgedeckt und weitestgehend automatisiert werden können.

Weitere Möglichkeiten der Automation bieten sich bei der Zuteilung der Alarme auf die Einsatzkräfte. Hier sollten verschiedene Stufen der Zuordnung einstellbar sein. Eine vollautomatsche Zuordnung der ankommenden Alarme auf die Einsatzkräfte ohne ein Eingreifen der Operatoren in der Alarmempfangsstelle ist zwar nicht jedermanns Sache, aber ganz sicher die schnellste Möglichkeit. Wenn die Alarme manuell verteilt werden sollen, dann zumindest unterstützt durch das System. Eine gute Möglichkeit der Unterstützung ist die Visualisierung. Wenn der Operator auf seinen Bildschirmen graphisch aufbereitet auf einen Blick die Überwachungsobjekte, die anstehenden Alarme und die eingesetzten Sicherheitskräfte sieht ist es ein leichtes, die Alarme den Einsatzkräften zuzuweisen.

Navigation ist der nächste Ansatzpunkt. Wenn die Einsatzkräfte ihre Smartphones für die Dokumentation sowieso am Mann haben, warum diese dann nicht auch gleich für die Navigation zum Einsatzort verwenden? Hier können die Einsatzkräfte dann unter Berücksichtigung der aktuellen Verkehrslage schnellstmöglich zum Einsatzort gelotst werden.

Als letztes sei hier noch auf die Integration hingewiesen. Die Verzahnung der unterschiedlichen Systeme wird auf Kundenseite immer mehr gefordert, weil diese zum Teil erheblichen Zusatznutzen für die Kunden bringen. Beispielhaft seien hier zwei Schnittstellen aufgeführt.

Im OWKS sind in der Regel die durchzuführenden Arbeiten und Tätigkeiten mit den zugehörigen Zeiten hinterlegt. Es ist also bekannt, wie viele Einsatzkräfte zu welcher Zeit benötigt werden. Stellt man diese Daten einem Planungssystem zur Verfügung, können hier die personellen und zeitlichen Anforderungen mit entsprechendem Personal abgedeckt werden. Dies ist ein entscheidender Vorteil, vor allem dann, wenn die Anforderungen schwanken.

Eine weitere Möglichkeit bieten Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen. Im OWKS werden während der Durchführung der Arbeiten nicht nur die Arbeitszeiten im Ganzen erfasst, sondern über die Einsatzdokumentation lassen sich die Zeiten den verschiedenen Kunden zuordnen. Es findet also eine Art Projektzeiterfassung statt. Verwendet man diese Daten und übermittelt sie an ein Buchhaltungssystem ist es ein Leichtes, nach Durchführung der Tätigkeiten automatisiert die Rechnungen für die verschiedenen Kunden zu erstellen und zu versenden. Daneben gibt es noch viele weitere mögliche Integrationsmöglichkeiten, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden. Das setzt allerdings ein flexibles OWKS voraus.

Der allgemeine Trend, auch bei Wächterkontrollsystemen, geht hin zur Integration in die vorhandenen Systemlandschaften. Zukünftig werden immer weniger Systeme für sich allein beim Kunden betrieben. Schnittstellen und die Interaktion zwischen den Systemen werden zunehmend wichtiger, weil nur dass zusätzlich Nutzen bringt. Daneben wird auch der Funktionsumfang der Systeme selbst wachsen. Hier wird immer mehr Funktionalität implementiert werden, weil die Anforderungen an die Sicherheitsdienste und die damit verbundenen Aufgaben wachsen werden. Alles in Allem werden sich die Online-Wächterkontrollsysteme hin zu Betriebsunterstützungssystemen entwickeln müssen. Also auch Aufgaben aus dem Management abdecken werden, wenn sie das nicht heute schon können.

Andreas Benkert, Business Development, Blue Mobile Systems/Guardtools.