Wer darf wann wohin?

Es ist in großen Unternehmen zur Normalität geworden, dass eine beachtliche Anzahl an Mitarbeitern tagtäglich mit dem Organisieren und Empfangen mehrerer hundert Besuchs-vorgänge beschäftigt ist. Seien es die Besucher, die ins Haus kommen, Wartungsfirmen oder Speditionen: Mitarbeiter wie Werkschützer oder Sicherheitsbeauftragte tragen die Verantwortung dafür, dass alles reibungslos, ordentlich und vor allem sicher abläuft – was ohne effiziente Systemlösungen kaum noch zu bewältigen ist. Besuchermanagement-systeme unterstützen Mitarbeiter, Empfangspersonal, Werkschützer, IT und Management gleichermaßen.

Kommt ein Geschäftspartner zu einem Gespräch ins Unternehmen, so wird er vom Mitarbeiter über das System vorangemeldet. Name und Firma des Besuchers werden zusammen mit dem bekannten Besuchsdaten eingegeben. Am Tag des Besuchs weiß der Pförtner, wer für welche Uhrzeit angekündigt ist und zu wem derjenige möchte. Ist der Zeitpunkt gekommen und der Besucher da, kann der Besuch im System per Knopfdruck begonnen werden. Hat der organisierende Mitarbeiter weitere Informationen hinterlegt, kann das Empfangspersonal sehen, wer beim Eintreffen des Besuchs zu informieren ist, in welchen Raum der Besucher muss oder ob er einen Ausweis für den Zutritt zu bestimmten Bereichen zugewiesen bekommt. Außerdem ist ersichtlich, ob und wann der Besucher bereits eine Sicherheitsunterweisung durchgeführt hat (wie es Arbeitsschutzgesetz §12, DGUV Vorschrift 1, Betriebssicher-heitsverordnung §9 verlangen). All diese Informationen stehen über das System zur Verfügung und helfen, den Besuchsprozess zu optimieren.

Betriebsfremde Personen müssen zunehmend den gleichen Prozessen unterworfen werden wie solchen, die für festangestellte Mitarbeiter vorgeschrieben sind. Hierzu zählen die gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben wie Sicherheits- und Datenschutzunterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen im Umgang mit Gefahrstoffen und dergleichen.

Im Idealfall deckt ein System mit den entsprechenden Schnittstellen alle notwendigen Prozessschritte ab: Vereinbart ein Mitarbeiter zum Beispiel telefonisch einen Termin mit einem Möbellieferanten, so kann dieser noch während des Gesprächs den Lieferanten über ein MS-Outlook Plug-in anmelden, einen Parkplatz reservieren und den Lkw über das Kennzeichen anmelden.

Die Prüfung des Besuchers und dessen Firma gegen nationale/internationale Sanktionslisten und/oder betriebseigene Werkverbote verläuft dabei im Hintergrund. Mit dem Besuch des Lieferanten an der zugewiesenen Lkw-Pforte öffnet sich die Schranke automatisch durch eine Kennzeichenerkennung, und der Fahrer stellt sein Fahrzeug auf dem ihm zugewiesenen Empfangsplatz ab. Anschließend betritt er das (optional personenlose) Pförtnerhaus, wird (optional über einen Bildschirm) begrüßt und erhält einen PIN-Code zusammen mit der Aufforderung, sich an einem Touch-Terminal zu identifizieren, um die Sicherheitsunterweisung in einem E-Learnig-Tool zu durchlaufen.

Der Fahrer identifiziert sich, wählt die ihm genehme Landessprache und durchläuft die Unterweisung nebst Wirksamkeitskontrolle (Prüfung). Besteht er diese, erhält er seinen Besucherausweis, fährt auf die Lkw-Waage und beginnt seinen Besuch. Beim Verlassen des Werksgeländes wird das Gewicht des Lkw zuzüglich des Liefergewichtes zur Kontrolle genommen und der Besuch automatisch beendet.