Mit modernen Zutrittssystemen zukunftsfähig aufgestellt

In den letzten zwei Jahren hat Corona Arbeitsgewohnheiten massiv verändert und Unternehmen mit neuen Aufgaben konfrontiert. Test-und Impfnachweise mussten kontrolliert, Mitarbeitern Homeoffice ermöglicht und immer mehr Arbeitsplätze aus der Ferne supportet werden. Im Sommer 2022 scheint sich die Lage zwar etwas entspannt zu haben, doch Experten warnen bereits vor der nächsten Corona-Welle im Herbst und Winter. Unternehmen tun also gut daran, bereits jetzt für diesen Fall vorzusorgen, sich auf wieder verschärfende Bedingungen einzustellen und vor allem Lösungen zu finden, von denen sie auch langfristig und krisenunabhängig profitieren werden. Eine effektive Maßnahme stellt dabei die Anschaffung eines elektronischen Zutrittskontrollsystems dar. Dieses erspart nicht nur die manuelle Kontrolle von Impf- und Testnachweisen, es versetzt die Verantwortlichen auch in die Lage, Arbeitsplätze aktiv zu managen und Kosten zu reduzieren.

Doch wie findet man das für den eigenen Betrieb geeignete System? Um diese Frage zu beantworten, ist es zunächst hilfreich zu klären, was Zutrittskontrolle eigentlich genau bedeutet. Allgemein lässt sich sagen, dass Zutrittskontrolle überall dort zum Einsatz kommt, wo entschieden werden soll (oder muss) wer wann wohin Zutritt erhält – und wer nicht. Unter diese Definition fällt streng genommen auch der Türsteher vor der Disco oder der Kartenkontrolleur im Theater, deren Tätigkeiten als manuelle Zutrittskontrolle beschrieben werden könnten, doch diese meinen wir hier nicht. Wir konzentrieren uns auf Systeme in Innenräumen, in denen Türen verschiedene Anforderungen erfüllen müssen. So muss beispielsweise in Rechenzentren sichergestellt werden, dass nur die Geschäftsführung und die IT-Techniker in den Serverraum gelangen, im Krankenhaus darf nur das Personal die Medikamentenschränke öffnen können, und im Bürogebäude sind der Chef und dessen Assistenz tagsüber die einzigen Personen, die das Geschäftsführungs-Zimmer betreten. Abends dagegen erhält die Putzfrau dann für ein zeitlich begrenztes Zeitfenster Zutritt in alle Büros.

Je mehr Funktionen in einem Gebäude erfüllt und Türen verwaltet werden müssen, desto komplexer wird ein Zutrittskontrollsystem. Die klassische und noch weit verbreitete Variante ist dabei der mechanische Schlüssel, der über eine Schließanlage verwaltet wird. Doch ein mechanisches System hat vor dem Hintergrund der neuen Herausforderungen vor allem eine entscheidende Schwäche. Es erspart nicht die manuelle Kontrolle von Test- und Impfzertifikaten, und man bekommt keinen systematischen Überblick über die Frequentierung der Büros.

Bei elektronischen, cloudbasierten oder biometrischen Systemen wird der mechanische Schlüssel dagegen durch Karte, Transponder oder Smartphone ersetzt. Diese Devices werden zu Identmedien, das heißt, es ist jederzeit nachvollziehbar und transparent, welche Person zu welchen Türen zu welchem Zeitpunkt unter welchen Voraussetzungen Zutritt hat. All diese Punkte können für jede Person individuell festgelegt sowie jederzeit schnell und unkompliziert geändert werden. Geht beispielsweise eine Karte verloren, wird diese einfach deaktiviert und eine neue Karte mit individuellen Zutrittsberechtigungen ausgestellt.

Grob lässt sich sagen, dass der Anschaffungspreis eines mechanischen Zutrittssystems zwar nur etwa die Hälfte eines elektronischen Systems beträgt, so ist eine Schließanlage für ein Objekt mit 15 Zylindern und jeweils drei Schlüsseln bereits ab circa 2.000 Euro erhältlich. Werden aber Betrieb und Wartung mit eingerechnet, können diese auf lange Zeit unter Umständen sogar günstiger sein, wie der erfahrene Errichter Bernhard Ditsch, Geschäftsführer der Minos Sicherheitstechnik GmbH, der bereits hunderte Objekte mit Zutrittskontrolle ausgestattet hat und diese wartet, bestätigt: „In großen Unternehmen mit über 200 Mitarbeitern dauert es nicht lange, bis Schlüssel verloren gehen und ersetzt werden müssen. Über Jahre gesehen kommt das die Kunden dann oft teurer, als ein elektronisches System, mit dem die Zuteilung von Zutrittsberechtigungen auf eine Karte oder einen Transponder in wenigen Minuten erledigt ist.“

Vor allem für größere Unternehmen können sich also elektronische Zutrittskontrollsysteme lohnen. langfristig aber auch für KMU, wenn man die zusätzlichen Möglichkeiten in die Kalkulation mit einbezieht. So bekommen Unternehmen, die sich für ein elektronisches Zutrittssystem entscheiden, vor dem Hintergrund des Trends zum hybriden Arbeiten, schnell einen kontinuierlichen Überblick, welche Büros an wie vielen Tagen noch von den Mitarbeitern genutzt werden und auf wie viele Büros ggf. in Zukunft verzichtet werden kann.

Seit Beginn der Coronapandemie haben viele Hersteller ihre Systeme um Testnachweise und Impfzertifikate erweitert. Dabei erweisen sich Systeme, die für Drittanbieter geöffnet sind im Vergleich zu proprietären, also geschlossenen Systemen, für die eine solche Einbindung nicht ohne weiteres möglich ist, deutlich im Vorteil. Rein technisch stellt die Einbindung von zusätzlichen Features prinzipiell aber kein großes Problem dar, betont Gerhard Harand, geschäftsführender Gesellschafter des Distributions- und Errichterbetriebs Wehrhan TPS: „Inzwischen haben fast alle Anbieter offener Systeme Test- und Impfzertifikate integriert. Die Programmierung zusätzlicher Schnittstellen für Drittanbieter ist technisch gesehen auch kein großes Problem. Anders verhält es sich dagegen bei proprietären Systemen, die für jedes neue Feature selbst Tools entwickeln und programmieren müssen. Dieser Prozess ist meist aufwendig und fehleranfällig.“

Die Programmierung zusätzlicher Schnittstellen ist bei offenen Offline-Systemen meist problemlos möglich. Unten findet sich ein Überblick über die wichtigsten Anbieter offener, nicht-proprietärer elektronischer Zutrittskontrollsysteme.

*) Diese Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Sowohl bei elektronischen kabelgebunden Online-Systemen als auch bei Offline-Systemen auf NFC-, Bluetooth oder RFID-Basis lagern die Hersteller die Daten immer öfter in die Cloud aus. Für den Anwender bietet dies gleich zwei wesentliche Vorteile. Er kann seine anfänglichen Investitionen in Hardware auf ein absolutes Mindestmaß senken und hat auch in der Folge sehr viel geringeren Aufwand in der Wartung des Systems. Es werden beispielsweise keine zusätzlichen Serverkapazitäten oder spezielle Hardware vor Ort benötigt. In der Regel reichen einfache per Funk vernetzte Gateways, die die Verbindung in die Cloud herstellen, wo der ganze Adminstrationsprozess gehostet wird. Gleichzeitig ist das System immer automatisch auf dem neuesten Stand, da sich der Anbieter um alle Upgrades hinsichtlich Funktionalität und Sicherheit kümmert. Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch, darauf zu achten, wo der Anbieter seine Daten speichert und dass die Cloud-Anwendungen den Anforderungen der EU-Datenschutzregularien entsprechen.

Der zweite große Vorteil von cloudbasierten Systemen liegt in der hohen Flexibilität und dem damit einhergehenden Komfortgewinn für die Nutzer. Die Anwendungen erlauben es, mühelos und sehr schnell Rechte zu vergeben und zu ändern, auch aus der Ferne oder per Smartphone. Damit kann jederzeit zügig reagiert werden. Zudem kann ein solches System in der Regel unkompliziert und schnell erweitert oder gar neu konzipiert werden, wenn sich grundsätzliche Anforderungen oder die Nutzung der Räumlichkeiten ändern. Auch in Sachen Schnittstellen zu anderen Gewerken bieten cloudbasierte Systeme oft schon von Haus aus eine ideale Basis, so dass die Integration einfacher verläuft. Die unten stehende Auflistung gibt einen Überblick über Cloud-basierte Zutrittssysteme am Markt.

*) Diese Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit

Die Technologien der Zutrittskontrolle versprechen für Anwender spürbare Mehrwerte – und sie halten dieses Versprechen heute schon auf vielfache Weise. Es geht längst nicht mehr nur um die reine Funktion der Zutrittsprüfung, sondern vielmehr um die effiziente und nachhaltige Optimierung von organisatorischen Abläufen und technischen Prozessen in Unternehmen. Ein modernes Zutrittskontrollsystem ermöglicht so deutliche Einsparungen. Einerseits durch sinkende Investitions- und Betriebskosten, und andererseits personell. Mitarbeiter werden von zeitraubenden Tätigkeiten entlastet, Abläufe werden dank smarter Technik automatisiert und das Nutzererlebnis wird auf ein neues, komfortables Niveau gehoben. Und zu guter Letzt erlaubt die Offenheit der Systeme auch die Einbindung in ein schlüssiges Gesamtkonzept im Gebäude. So lässt sich die Raumnutzung aktiv managen, weitere Kosten einsparen und letztlich auch der Return on Invest optimieren.