Zutrittstechnik sorgt für Arbeitsstruktur

Die Adabay GmbH, eine der führenden digitalen Medienagenturen in Deutschland, und konnte dank Zutrittstechnik von Schomächer Card Solutions ihre Arbeitsstruktur auf  „sahred desk“ umstellen. 

Zur Erfüllung der Kundenwünsche wird jede Aufgabe bei der Medienagentur als Projektarbeit gelöst, und die Projekte sind komplex, Teamarbeit ist gefordert. Für die Meetings müssen Büroräume zeitlich organisiert sowie wichtige Video- oder Kameraausrüstungen sicher gelagert werden und gleichzeitig jederzeit verfügbar sein.

Um die Besprechungsräume optimal zu belegen und die teure Ausrüstung optimal zu nutzen, ist sowohl eine geeignete Hard- als auch Software erforderlich. „Als die Adabay GmbH uns ihre Vorgaben für ein modernes und dynamisches Büroraum- und Spindfachmanagement darlegte, konnten wir sofort eine Lösung anbieten. Mit unserem Zutrittskontollsystem myKi – bestehend aus einer formschönen Hardware und intuitiv bedienbarer Software - ist die Bürogestaltung in Form von Coworking-Spaces, Shared Offices, Hotdesking und ähnlichem problemlos möglich“, erklärt Ralf Schomäcker, Geschäftsführer der Schomäcker Card Solutions.

Die Bürotüren und Schließfächer sind mit elektronischen Zutrittslesern (Türgriff und Spindschloss) ausgestattet. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen elektronischen Schlüssel – einen Transponder – auf dem seine persönlichen Berechtigungen zur Nutzung von Räumen oder Spinden gespeichert sind. Beim Betreten des Büros wird in Echtzeit über einen online-Wandleser die für den Tag notwendige Berechtigung auf dem Transponder gespeichert. Sowohl die Zutrittsrechte für die Türen, als auch die Nutzungsrechte für die Spinde werden so täglich und bedarfsgerecht geregelt.

Üblicherweise hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf einen Schrank. Manchmal ist es aber auch erforderlich, dass ein Schrank von mehreren Projektteilnehmern genutzt werden muss. Wichtige Dokumente, teures Video-Equipment, kundeneigene Laptops etc. werden in den Schränken aufbewahrt und der Zugriff durch die Software myKi geregelt. Nur berechtigte Mitarbeiter erhalten beim Betreten des Büros den Zugriff auf Räume und Schränke oder bekommen diesen nach Beendigung des Projekts entzogen.

„Beim Umzug in unsere neuen Büroräume, haben wir uns auch für ein neues Zutrittsmanagement entschieden. Jetzt sind neben den Türen auch die Schränke mit in das Schließsystem eingebunden. Besprechungsräume und Spinde werden bedarfsorientiert verwaltet. Freelancer und Praktikanten können problemlos für die Dauer ihrer Mitarbeit eingebunden werden. Dank der Zuverlässigkeit und der guten Verfügbarkeit ist die Administration für mich problemlos möglich“, berichtet Philipp Molnar, Systemadministrator der Firma Adabay GmbH.

Im Rahmen des Projektmanagements können sich sowohl die Projektzugehörigkeit, individuelle Besprechungstermine als auch der Umfang von Projektunterlagen täglich ändern. Mittels dem digitalen Zutrittsmanagement myKi der Schomäcker GmbH, werden die Zutrittslösungen flexibel und zielgerecht an die Anforderungen angepasst. Somit lassen sich Arbeitsprozesse im Projektmanagement aufeinander abstimmen.