Praxistauglich

Besuchermanagement-systeme unterstützen das Empfangspersonal mit einem optimalen Prozessablauf – großer Wert wird dabei von den Usern auf die leichte und schnelle Erlernbarkeit der Systeme gelegt. Werkschützer setzen auf Mandantenfähigkeit für die Verwaltung mehrerer Standorte, die IT schwört auf webfähige Serverlösungen.

Grundlegend für ein effizientes System ist die Abdeckung des gesamten Prozesses des Besuchermanagements – von der Terminvereinbarung durch den Mitarbeiter über die Anmeldung an der Pforte bis hin zum Besuchsende. Neben dem Personenverkehr spielt der PKW- und LKW-Verkehr oft eine wichtige Rolle. Logische Bedienkonzepte ermöglichen einen intuitiven Umgang mit dem System und sorgen so für die notwendige Akzeptanz, um die Einführung bei den zuständigen Mitarbeitern reibungslos zu gestalten. Aussagekräftige und praxisnahe Listen schon auf dem Startbildschirm vereinfachen es dem Werkschutz, jederzeit den Überblick über das Geschehen am Standort zu behalten.

Vollständig webbasierte Lösungen, die auf einem zentralen Server für alle Standorte vorgehalten werden, sparen Installationen auf einzelnen Workstations. Daraus wiederum ergeben sich Möglichkeiten, den Betrieb des Systems externen Dienstleistern zu überlassen - Mitarbeiter können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Arbeitsplatzrechner greifen über eine sichere Internet-Verbindung auf den Server zu. Durch diese gemeinsame Datenhaltung auf einem zentralen Server sind bei entsprechenden Systemen auch standortübergreifende Auswertungen von sicherheitsrelevanten Daten möglich.

Moderne Systeme verwalten mehrere Standorte mit mehreren Einfahrten und decken unterschiedliche Besuchsarten ab. Außerdem können Dokumentationen präzisiert werden, um die Anforderungen von Richtlinien – seien es eigene, die der Kunden oder die des Gesetzgebers – einzuhalten. So können zum Beispiel die Ein- und Ausfahrten von Waren oder die Absicherung der Lagerbereiche durch die Ausstellung spezieller Fahrerausweise dokumentiert werden. Das erhöht die Sicherheit zusätzlich.

Mitarbeiter, die einen Besucher erwarten, melden diesen an. Erfasst werden in der Regel Name, Funktion, Firma, Adresse und andere Kontaktdaten. Diese sind nun bereits im System hinterlegt, wenn der Besucher an der Pforte eintrifft. Vorteil: die Daten werden nur einmal angelegt, bei mehrfachen Besuchen lassen sie sich über eine Suchfunktion wiederfinden.

Am Tag des Besuchs wird der Gast automatisch am Empfang angezeigt. Damit lässt sich auf einen Blick sehen, welche die nächsten Besucher sind. Trifft der Besuch ein, werden die zugehörigen Daten aufgerufen und ein Besucherschein gedruckt. So einfach wie das Beginnen eines Besuchs, ist auch das Beenden: Verlässt der Gast das Gelände, beendet der Mitarbeiter am Empfang den Besuch mit einem Mausklick.

Bei LKW-Ein- und Ausfahrten werden die Fahrzeugdaten wie Kennzeichen, Spedition und Lieferant genauso erfasst wie der gesondert registrierte Fahrer, der dem Fahrzeug zugeordnet wird. So lassen sich Standzeiten von LKW ermitteln, und es wird im System deutlich, welcher LKW zur Abfertigung bereitsteht. Das sorgt für einen transparenten LKW-Verkehr auf dem Gelände – egal zu welchem Tor die Fahrzeuge in das Gelände einfahren oder es wieder verlassen.