Digitales Schließen in der Verwaltung für mehr Flexibilität

650 Menschen arbeiten in der Verwaltung des Fachbereichs Jugend und Familie in Hannover, die nun eine neue Schließanlage bekommen hat. Der Fachbereich Jugend und Familie trägt dazu bei, positive Lebensbedingungen sowie eine kinder- und familienfreundliche Umwelt zu schaffen. Die Hauptaufgabe besteht in der Förderung junger Menschen und der Beratung und Unterstützung der Eltern. Zu den wichtigsten Aufgabenbereichen gehören Hilfe in Notfällen, Kindertagesbetreuung, Elterngeld, Kinder- und Jugendschutz, Unterhaltszahlungen, Jugendarbeit (Jugendzentren und Spielparks) und Ferienmaßnahmen. Eine zentrale Lage und gute Erreichbarkeit sind für die Kunden wichtig. Nachdem die alten Räumlichkeiten im Ihmezentrum saniert werden mussten, zogen die dort untergebrachten Dienststellen im Herbst 2021 an den neuen Standort in der Joachimstraße 8 um.

Das kernsanierte Gebäude in fußläufiger Nähe des Hauptbahnhofs diente zuletzt als Sitz der Deutschen Bahn und bietet nun Platz für etwa 650 Mitarbeitende des Fachbereichs Jugend und Familie. Mit dem Umzug in die Joachimstraße ist für Kunden und Mitarbeitenden gleichermaßen ein zentraler Standort mit moderner, zeitgemäßer Ausstattung umgesetzt worden und bietet ein deutlich verbessertes Serviceangebot für alle Fragen rund um Kinder, Jugend und Familie unter einem Dach. Das neue Gebäude verfügt über 22.255 Quadratmeter Gesamtfläche, 374 Büroräume mit 18.400 Quadratmetern, besitzt eine Tiefgarage, bietet eine Kantine und hat mehr als 1.000 Türen.

Inzwischen arbeiten knapp 600 Mitarbeitende im neuen Gebäude, weitere werden noch folgen. Eine Absicherung der Fachbereiche und der Einzelbüros durch ein Zutrittssystem war allein aus Datenschutzgründen Pflicht. Zu den Anforderungen an das System gehörte eine hohe Flexibilität aufgrund starker personeller Veränderungen. Mechanische Schließzylinder boten diese nicht in ausreichendem Maße, weshalb die Entscheidung auf eine digitale Schließanlage, die bedienerfreundlich in der Administration und Nutzung durch die Mitarbeitenden ist, fiel. Auf der Basis der Anforderungen erfolgte eine Ausschreibung. Den Zuschlag aufgrund des wirtschaftlichsten Angebotes bekam der Sicherheitsspezialist dormakaba mit dem Zutrittssystem Matrix One.

Am Ende entschied man sich für eine rein digitale Lösung mit digitalen C-Lever-Beschlägen und Digitalzylindern an insgesamt circa 700 Innentüren, etwa an Türen zu den Etagen und allen Bürotüren. Die Außenzugänge sind über ein System des Betreibers gesichert. Geplant und montiert wurden die digitalen Türkomponenten vom dormakaba Partner Ernsthäuser, der seinen Sitz ganz in der Nähe in Langenhagen hat. Die Günter Ernsthäuser Sicherheitstechnik GmbH ist ein kompetenter Partner für alle Bereiche der Sicherheitstechnik im privaten Bereich, auf Gewerbe- und Industrieflächen sowie für kommunale, öffentliche Einrichtungen. Als moderner und vielseitiger Fachbetrieb mit über 60 Jahren Erfahrung und über 20 qualifizierten Mitarbeitern entwickelt Ernsthäuser die ideale Sicherheitsstrategie für jedes Gebäude zur Optimierung der Sicherheit.

Für die Sicherheit im Fachbereich Jugend und Familie sorgt seit dem Einzug ins neue Gebäude die einfache, webbasierte Zutrittslösung Matrix One, die schnell installiert ist und sich durch ihre klar strukturierte Oberfläche intuitiv bedienen lässt. Nachdem die Hardware angeschlossen und konfiguriert war, erfolgte die Inbetriebnahme innerhalb kurzer Zeit. Einmal auf dem Server installiert, ist das vollständig browserbasierte System von jedem Endgerät im Netzwerk aus erreichbar. Auf den zugreifenden Devices wie Tablets oder Smartphones muss keine Software installiert und somit auch später nicht aktualisiert werden. Matrix One sorgt für zuverlässiges Gewähren und Verweigern von Zutritt auf Basis der vergebenen Zutrittsrechte. Für den gesamten Fachbereich mit seinen sieben Bereichen mit mehreren Sachgebieten wurden circa 100 Zutrittsprofile angelegt. Die Mitarbeitenden erhielten ihre jeweiligen Zutrittsrechte auf Transponder-Chips. Die Rechte müssen regelmäßig an im Haus verteilten Update-Terminals validiert werden. Das erhöht die Sicherheit. Um das Sicherheitsrisiko bei einem verlorenen oder gestohlenen Transponder zu vermindern, werden die Zutrittsrechte nur für begrenzte Zeiträume erteilt. Ausweise erhalten automatisch einen Gültigkeitsstempel beim Eintritt (Validierung), der beim Austritt wieder entzogen werden kann. Das On-Card-System von Matrix One sperrt zudem einen verlorenen beziehungsweise nicht upgedateten Ausweis revisionssicher und automatisch, ohne dass ein Programmiervorgang an der Tür erforderlich wird.

Der Fachbereich Jugend und Familie ist mit der Lösung sehr zufrieden. Mit dieser digitalen Schließanlage hat der Fachbereich Jugend und Familie Neuland betreten und ist Vorreiter innerhalb der Stadtverwaltung. Diese Lösung ist sehr flexibel und auch praktisch für die Mitarbeitenden, die bequem mit ihrem Transponder buchen können. Die Zutrittsrechte lassen sich schnell erteilen oder entziehen. Auch temporäre Zutrittsrechte an externe Dienstleister können damit vergeben werden. Insgesamt wurde eine hohe Sicherheit erreicht. Die Erwartungen an die Schließanlage wurden erfüllt, das System läuft einwandfrei und der Fachbereich Jugend und Familie ist sehr zufrieden mit Ernsthäuser und Dormakaba.

Petra Eisenbeis-Trinkle, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Dormakaba Deutschland GmbH