Zutrittssysteme in der dezentralen Ära

Moderne Zutrittskontrollsysteme sind heute weit mehr als reine Türöffner: Sie dokumentieren Aufenthaltszeiten im Unternehmen, unterstützen bei der Evakuierung sowie bei der Corona-Kontaktverfolgung und ermöglichen eine individuelle Arbeitszeiterfassung. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung, der Pandemie sowie dem Trend zum dezentralen Arbeiten lohnt sich ein genauer Blick auf die aktuellen Anforderungen.

Unternehmen sind heute mit einer sich rasch wandelnden Gefahrenlage konfrontiert. Eine grundlegende Voraussetzung für die Sicherheit im Unternehmen ist eine effektive Zutrittskontrolle. Sie garantiert, dass sich nur berechtigte Personen innerhalb einer Liegenschaft aufhalten. Besonders effizient sind Systeme, mit denen sich der der Zutritt zu sämtlichen Liegenschaften eines Unternehmens zentral verwalten und steuern lässt.

Wie wichtig diese zentrale Steuerung ist, hat sich während der Corona-Pandemie deutlich gezeigt. Eine wirksame Maßnahme zum Schutz der Mitarbeiter vor einer Ansteckung ist die Reduzierung der Kontakte. Über das Zutrittskontrollsystem lässt sich die Anzahl der Personen an einem Ort regulieren. Bei Bedarf ist es möglich, ganze Bereiche des Unternehmens zu sperren. Gleichzeitig können die erfassten Daten als Grundlage zur Kontaktnachverfolgung dienen. Sollte sich ein Mitglied der Belegschaft tatsächlich infiziert haben, ist es möglich, unter Beachtung des rechtlichen Rahmens und der Aspekte der Mitarbeiterbestimmung für den Zugriff auf diese Daten, die anderen Anwesenden zu informieren und weitere Maßnahmen einzuleiten.

Eine zentrale Zutrittskontrolle bietet auch die Möglichkeit, granulare Zutrittsberechtigungen zu erteilen. Besonders sensible Bereiche, wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungsbereiche, sind nur für die Mitarbeiter zugängig, die dafür zuvor eine Berechtigung erhalten haben. Diese Funktion unterstützt auch die Arbeitssicherheit: Ist beispielsweise eine Arbeitsunterweisung oder Sicherheitsschulung für das Betreten eines bestimmten Bereiches erforderlich, so wird die Zutrittsberechtigung erst dann freigeschaltet, wenn der Mitarbeiter die Schulung durchlaufen hat. Gleichzeitig lassen sich über die zentrale Zutrittssteuerung Berechtigungen in Echtzeit entziehen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt oder gekündigt hat.

Auch für die Vereinfachung der Arbeitsabläufe und eine Erhöhung der Effizienz ist eine zentrale Zutrittssteuerung hilfreich. Über die Steuerungssoftware lassen sich nicht nur Zutrittsrechte, sondern auch weiterführende Berechtigungen einbauen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Arbeitsmaterial und einfache Gebrauchsgegenstände wie Ladekabel oder Bauteile über Vending-Maschinen zu beziehen. Damit ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter schnell und unkompliziert an ihr benötigtes Arbeitsmaterial kommen, gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Materialien entnommen hat.

Besteht ein detailliertes und zentrales digitales Erfassungssystem für den Zutritt, ist es naheliegend, es mit der Arbeitszeiterfassung zu koppeln. 2019 hat der Europäische Gerichtshof empfohlen, Unternehmen zu einer systematischen Erfassung der Arbeitszeiten zu verpflichten. Bis aus der Empfehlung auch geltendes Recht in Deutschland wird, kann es noch eine Weile dauern. Aber auch ohne gesetzliche Verordnung ist eine Kopplung an die Zeiterfassung sinnvoll. Im Projektgeschäft beispielsweise lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter detailliert den einzelnen Aufträgen zuordnen, um die Abrechnung zu vereinfachen. Eine doppelte Erfassung von Arbeitszeiten in unterschiedlichen Systemen wird damit überflüssig.

Bei Einführung eines solchen Systems muss in der Regel die Einbindung des Betriebsrats erfolgen, da Zutrittskontrollsysteme Relevanz im Sinne einer Verhaltens- und Leistungskontrolle der Mitarbeitenden gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG haben können.

Eine wirksame Zutrittskontrolle erfordert ein Medium, über das sich die Identität eines Mitarbeiters eindeutig nachweisen lässt. Der Firmenausweis ist auch heute noch das gängigste Medium, über das Unternehmen den Zutritt regeln. Über einen integrierten, programmierbaren Chip lassen sich Zutritts- und Berechtigungsprofile auf dem Ausweis hinterlegen. Als leichte und handliche Karte bietet der Firmenausweis die Möglichkeit, ihn im Betrieb ohne größere Umstände offen tragen. Das erleichtert auch optisch die Identifikation von Personen und ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten Nutzergruppe innerhalb der Liegenschaften. Dies schafft Vertrauen, stärkt und vereinfacht die Kommunikation und erhöht die informelle Sicherheit. Leider ist die früher oft an Unternehmensstandorten bestehende Offentragepflicht des Firmenausweises etwas aus der Mode gekommen.

Darüber hinaus erfüllt der Firmenausweis eine weitere wichtige Funktion, die insbesondere in Zeiten von Corona und der fragmentierten Home-Office Arbeit nicht zu unterschätzen ist: Er fördert die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und schafft Zusammenhalt. Auch wenn die Mitarbeiter weit weg sind, visualisiert und symbolisiert der Firmenausweis die Verbindung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die sogenannte Corporate ID Card vermittelt ein Team-Gefühl und eine Identifikation mit den Werten des Unternehmens. In Zeiten, in denen sich die Teams immer weniger persönlich treffen, bekommt dieser Aspekt eine besondere Bedeutung.

In Zonen mit einem höheren Schutzlevel kommt in der Regel eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. Neben dem Firmenausweis muss der Mitarbeiter einen weiteren Faktor vorweisen können, um in den Bereich hineinzukommen. Häufig wird dafür der Faktor „Wissen“ eingesetzt, beispielsweise die Kenntnis eines bestimmten Passworts oder PIN-Codes.

Viele Mitarbeitenden verfügen heute über dienstlich bereitgestellte Smartphones, welche aus Gründen der IT-Sicherheit oftmals zentral über die Unternehmens-IT administriert werden. Daher liegt der Wunsch nahe, den Zutritt auch über ein auf dem Smartphone installiertes Token zu ermöglichen. Zu beachten ist dabei, dass häufig dafür spezielle Leser installiert werden müssen, was die Kosten erhöht. Zudem haben in der Regel nicht alle zutrittsberechtigten Mitarbeitenden ein dienstliches Smartphone, weshalb diese Lösung lediglich ein add-on zum Firmenausweis sein kann. Dies gilt auch für den berechtigten Zutritt durch Geschäftspartner und Fremdfirmen, die am Standort Leistungen erbringen und daher Zutritt benötigen.

Neben PIN und Passwort gibt es für die Zwei-Faktor-Authentifizierung mittlerweile eine ganze Reihe von Technologien, die für ein hohes Sicherheitsniveau sorgen. Ob nun ein Handvenenscanner oder eine Software zur Gesichtserkennung zum Einsatz kommen kann, muss unter Einbeziehung der Mitarbeitervertretung entschieden werden. Die Frage, welche der Technologien am meisten Sicherheit bringt, lässt sich nicht eindeutig für alle Anwendungsfälle beantworten. Doch ganz gleich, welche Technologie zum Einsatz kommt, sollten Unternehmen ihre Zeit- und Zutrittskontrollen so gestalten, dass die Mitarbeiter ihre Ansprüche berücksichtigt wissen. Neben der passenden Technik sind loyale und aufmerksame Mitarbeiter, die sich ihrem Arbeitgeber verbunden fühlen, ein ganz wesentlicher Baustein für mehr Sicherheit im Unternehmen.