Vorteile von Managed Services in der Zeiterfassung

Managed Services können in der Zeiterfassung zahlreiche Vorteile bieten. Deshalb erweitert Interflex Datensysteme GmbH ihr Fullservice-Angebot um das Hosting von Zeiterfassungssystemen, vergleichbar einer Cloud-Lösung. Damit erhalten die Verantwortlichen im HR-Bereich auf dem Gebiet der Zeiterfassung wertvolle Entlastung und können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Darüber hinaus bietet ein digitales Zeiterfassungssystem auch Vorteile, wenn es im Recruiting um Zusatzleistungen geht, die über die klassischen Arbeitgeberleistungen hinausreichen. Denn hier punkten Unternehmen bei potenziellen Arbeitnehmern mit einem Plus an Flexibilität: Wer es Mitarbeitern ermöglicht, Arbeitszeiten flexibel vom Home-Office, nach dem Termin beim Kunden oder auf der Geschäftsreise zu buchen, erspart ihnen zeitaufwendige Zusatzfahrten oder nachträglichen Extraaufwand, um Zeiten zu erfassen. In Zeiten des Fachkräftemangels punkten Arbeitgeber bei Bewerbern mit Gleitzeitmodellen und der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Für die Mitarbeiter selbst ist es hilfreich, die aktuelle Übersicht der Konten jederzeit abrufen zu können. So geht die persönliche und familiäre Planung leichter von der Hand. Arbeitgebern liefern Zeitdaten nicht nur eine zuverlässige Grundlage für die Gehaltsabrechnung, sondern auch für Managemententscheidungen. Zusätzlich macht eine transparente Datenhaltung es einfacher, Gesetze und Vereinbarungen einzuhalten. Weitere positive Effekte entstehen, wenn die Personalressourcen noch gezielter nach den Interessen- und Kompetenzschwerpunkten jedes Mitarbeiters eingesetzt werden.

Um Unternehmen alle Vorteile einer zukunftssicheren Zeiterfassung ohne den Aufwand der internen Steuerung und Administration zu bieten, kann Interflex diese Aufgaben für sie übernehmen. Der damit verbundene Service heißt „Interflex Managed Services“ und bedeutet, dass Unternehmen das gesamte Anwendungsspektrum ihres Zeiterfassungssystems zwar nutzen, jedoch kaum noch internen Aufwand damit haben. Neben den positiven Auswirkungen einer modernen Zeiterfassung mit Funktionen wie der Mitarbeiterselbstverwaltung (Employee-Self-Service), komfortablen Übersichten (Dashboard und Workflows) sowie verschiedenen Auswertungsfunktionen (Reportings), erhalten Unternehmen also mit Interflex Managed Services eine zusätzliche zeitliche und personelle Entlastung. Dabei nutzen die Mitarbeiter, die Vorgesetzten und die Personalabteilung die Funktionen des Zeiterfassungssystems wie gewohnt. Etwa um Urlaubsanträge zu stellen oder zu genehmigen, was über die mobilen Funktionen eines solchen Systems auch von unterwegs geschehen kann, etwa im Taxi auf der Fahrt zum Flughafen oder direkt nach dem Termin beim Kunden, bevor es in den Feierabend geht. Die fachliche Betreuung der Systemsoftware sowie der Infrastruktur, die über die funktionale Anwendung hinausgeht, erfolgt vollständig durch Interflex.

Kunden von Interflex Managed Services setzen ihre Mitarbeiterressourcen gezielt für zentrale fachliche Aufgaben und ihre Primärziele ein. Das bedeutet für HR-Verantwortliche, dass sie sich konsequent auf das wachsende Arbeitsfeld im Recruiting konzentrieren können. Denn dazu gehört inzwischen für die meisten unter ihnen weit mehr, als wirksame Stellenausschreibungen zur verfassen, die eingehenden Bewerbungen auszuwerten und Bewerbergespräche zu führen. Vielmehr ist es aufgrund der Flut an Bewerbern oftmals unumgänglich, zunächst Telefoninterviews mit einer Vorauswahl an Kandidaten zu führen. In Bereichen, in denen vermehrt internationale Fachkräfte eingebunden werden, heißt es beispielsweise häufig, viele administrative Zusatzaufgaben zu erfüllen. Darüber hinaus gilt es, auf Jobmessen präsent zu sein und diese sowohl vor- als auch nachzubereiten sowie aktives Networking auf verschiedenen Ebenen zu betreiben – etwa durch die Präsenz auf Job- und Bewerbermessen. Weitere Optionen für ein erfolgreiches Recruiting sind die Direktansprache geeigneter Kandidaten – etwa zur vorausschauenden Akquise und Talentbindung – sowie die Pflege der Arbeitgebermarke in sozialen Netzwerken. Somit bleibt HR-Verantwortlichen für rein administrative Aufgaben immer weniger Zeit – ein Outsourcing der Zeiterfassung stellt daher auch unternehmensstrategisch eine sinnvolle Entlastung dar.

Auch für die in vielen Unternehmen chronisch überlasteten Mitarbeiter der IT-Abteilung bietet diese Lösung mehr Effizienz bei ihrer Arbeit. Zusatzaufgaben wie die Pflege von Serverkapazität, Systemverfügbarkeit und die Aneignung von Know-how für die Betreuung gehören damit der Vergangenheit an. Auch stetige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, die über das eng getaktete Tagesgeschäft hinaus Zeit und Engagement verlangen, lassen sich damit auf ein Minimum reduzieren. Das System wird fortlaufend von Spezialisten und Service-Teams betreut.

Bei der Lösung Interflex Managed Services ist eine 24/7-Systemverfügbarkeit gewährleistet. Dafür sorgen unter anderem zertifizierte Datenzentren sowie ein umfassendes Sicherheitskonzept. Die Systemverfügbarkeit ist auf mehreren Ebenen umfassend gesichert. Angesiedelt in Datenzentren nach Tier-III-Klassifizierungen, die auch Zertifizierungen nach ISO / IEC 27.001 und ISO 9001 vorweisen können, basiert das Angebot auf einer hoch professionellen Plattform. Diese hält durch ein systemgestütztes Loadbalancing und eine Überwachung die optimalen IT-Ressourcen bereit. Alle Systeme sind stets auf die neuesten Software-Versionen eingestellt.