Bei der Kreation eines Top-Empfangs kommt es in erster Linie auf die Details an. Die Empfangstrainerin Claudia Nesslauer hat hierzu konkrete und hilfreiche Empfehlungen in einer Artikelserie zusammengestellt. Beim Empfang an der Firmen-Rezeption zählt Effizienz auch in der Kommunikation. Teil 2 der Artikelserie behandelt deshalb wichtige Themen rund um die verbale und nonverbale Kommunikation am Empfang. Lesen Sie hierzu fünf Tipps für Empfangsteams:
Tipp Nummer 1: Überzeugen Sie durch Ihr Outfit an der Firmen-Rezeption
Kleider machen Leute – dies gilt auch am Empfang. Mit Ihrer Garderobe geben Sie von vornherein einen bestimmten Ton an. Kleiden Sie sich der Branche und den Gepflogenheiten Ihrer Firma entsprechend. In der Mode- oder Werbewelt darf Ihr Stil lässig und auffallend sein. Eine Anwaltskanzlei oder Bank erfordert eher ein traditionelles und elegantes Erscheinungsbild. Ihre Kleidung prägt außerdem Ihr Auftreten. Sie wirkt auf Ihr Unterbewusstsein – und Sie agieren automatisch professioneller und selbstbewusster.
Tipp Nummer 2: Schaffen Sie eine einladende Umgebung
„Kleiden“ Sie auch Ihren Arbeitsplatz bewusst: Geben Sie ihm die Atmosphäre eines japanischen Gartens – bis ins Detail mit höchster Achtsamkeit und Präzision ausgerichtet. Gestalten Sie Ihren Schreibtisch und den Empfangsraum nicht nur ordentlich, sondern für das Auge eines hereinkommenden Besuchers klar, ruhig und strukturiert. Zusätzlich können Sie mit einem Eyecatcher wie schönen Blumen oder einer Obstschale die Stimmung noch angenehmer gestalten.
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Tipp Nummer 3: Achten Sie auf Ihre Körperhaltung am Empfang
Holen Sie sich Inspiration für Ihr Körpergefühl bei den Models. Eine aufrechte Haltung des Oberkörpers und des Kopfes, mit einer natürlichen Lockerheit, aber sehr wach und aufmerksam. Ihre innere Einstellung überträgt sich direkt auf Ihre Körperhaltung. Und umgekehrt: Die richtige Körperhaltung hat Einfluss auf Ihr Auftreten und auf die Professionalität Ihrer Arbeit. Vermitteln Sie Leichtigkeit und Anmut wie bei einer Tanz-Performance.
Tipp Nummer 4: Setzen Sie gekonnt Ihre Stimme ein
Mit Ihrer Stimme geben Sie den Ton vor und lenken gezielt die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste. Dies gilt sowohl für den Empfangstresen als auch für die Kommunikation über das Telefon. Kreieren Sie bewusst die Tonalität Ihrer Stimme: Sie sollte klar und kräftig, deutlich und langsam, bestimmt und selbstsicher, freundlich und nicht zu hoch sein. Stellen Sie sich vor: Der Empfangsbereich ist Ihre Bühne, die Besucher Ihr Publikum. Führen Sie es gekonnt mit Ihrem stimmlichen Ausdruck.
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Tipp Nummer 4: Sprechen Sie Anerkennungen aus
Wertschätzen Sie den Besucher mit besonderen Anerkennungen: Sprechen Sie ihn beispielsweise bei der Begrüßung mit Namen an. Falls Sie ihn noch nicht persönlich kennen, holen Sie sich die Information aus der internen Gästeliste. Würdigen Sie sein pünktliches Eintreffen. Auch ein ehrlich gemeintes Kompliment über Outfit und Erscheinungsbild kommt in der Regel gut an. Honorieren Sie einen weiten Anfahrtsweg, oder bedanken Sie sich für den freundlichen E-Mail-Verkehr im Vorfeld. Die Liste an Beispielen ließe sich noch beliebig fortsetzen.
Claudia Nesslauer ist Empfangsexpertin sowie Team- und Kommunikationstrainerin: www.diekunstzuempfangen.de
