Diese Vorteile bietet das Smartphone als Schlüsselersatz

Smartphones bilden mittlerweile die technische Zentrale des täglichen Lebens, und fungieren privat wie beruflich zunehmend als Schlüssel. Kommunikation, Terminverwaltung, Videomeetings, Kontaktdatenmanagement, E-Payment und Tickets für Flüge, Bahnfahrten oder Messen sind bereits seit geraumer Zeit Standardanwendungen in der mobilen Welt. Es ist nur logisch, dass sich die Nutzung von Smartphones auch auf die Zutrittskontrolle ausgeweitet hat.

Elektronische Zutrittslösungen entfalten ihre volle Wirkung dann, wenn sie so viele Zutrittspunkte wie möglich einbeziehen. Virtuell vernetzte Systeme haben in diesem Zusammenhang entscheidend zu höherer Sicherheit und mehr Effizienz beigetragen. Denn einerseits stellen sie eine weitaus sicherere, flexiblere und kostengünstigere Alternative zu mechanischen Schließsystemen dar. Auf der anderen Seite ermöglichen sie eine elektronische Sicherung vieler Zutrittspunkte ohne komplexe Verkabelung und ohne hohe Lizenzkosten.

Die Kombination mit Mobile Access fügt Zutrittslösungen sowohl für Betreiber als auch Nutzer etliche Vorteile hinzu. In erster Linie betrifft das die Sicherheit und Flexibilität beim Berechtigungsmanagement zugleich die Effizienz bei der Wartung und den Komfort während der Anwendung.

Die digitalen Schlüssel, welche alle örtlichen und zeitlichen Zutrittsrechte umfassen, werden in der Zutrittsmanagementsoftware vergeben und verschlüsselt via Cloud-Dienst und Mobilfunk an das Smartphone des Nutzers übermittelt. Das bedeutet, dass Zutrittsrechte in Echtzeit zugeteilt, geändert und entzogen werden – und das ohne zusätzliche Infrastruktur, wie kabelgebundene oder funkvernetzte Update-Punkte. Die Echtzeit-Kommunikation erlaubt eine sofortige Reaktion, falls zum Beispiel das Smartphone abhandengekommen ist, Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben oder sonstige kritische Vorfälle stattgefunden haben.

Umgekehrt ist es mit Mobile Access möglich, zum Beispiel technische Wartungsarbeiten und Reparaturen wesentlich effizienter auszuführen. Denn Routen können flexibel umgestellt werden, ohne dass Mitarbeiter zu Beginn über die passenden Zutrittsrechte verfügen müssen. Die Zutrittsrechte werden genau dann aktualisiert, wenn sie benötigt werden – ohne auf einen Update-Punkt angewiesen zu sein. Damit weisen Administratoren beispielsweise auch Handwerkern und anderen Dienstleistern aus der Ferne kurzfristig Zutrittsrechte zu, was sich unter anderem bei Notfällen auszahlt und wertvolle Zeit spart. Denn die Personen müssen sich nicht erst umständlich um einen Zutrittsausweis kümmern.

Das gleiche gilt für Außendienstmitarbeiter, die nur selten die Zentrale aufsuchen, aber dennoch sporadisch des Zutritts zu bestimmten Räumen oder Liegenschaften bedürfen, die nicht online angebunden sind. Dafür lassen sich je nach Bedarf die digitalen Schlüssel verschicken.

Aufgrund der bidirektionalen Kommunikation zwischen Server, Smartphone und Türhardware gelangen außerdem relevante Systemdaten in Echtzeit zum Betreiber und zur Tür. Dazu zählen Batteriestand und Protokolldaten, die bei jeder Türöffnung per Smartphone ausgelesen und an die Software übertragen werden. Andersherum finden aktuelle Sperrlisten ihren Weg in den elektronischen Beschlag oder Zylinder an der Tür, wodurch der Zutritt mit gesperrten oder gelöschten Identmedien oder digitalen Schlüsseln nicht mehr möglich ist. Systemverwalter sind dadurch wesentlich schneller über den Status ihrer Türen informiert, gleichzeitig erhöht sich die Sicherheit an den Türen.

Der Komfortgewinn zeigt sich unter anderem in der Hotellerie sehr deutlich, wo Mobile Access als erstes eingesetzt wurde und mittlerweile zu den Standardanforderungen gehört. Zu den wichtigsten Vorteilen zählt, dass Gäste nicht mehr an der Rezeption anstehen müssen, um ihren Zimmerschlüssel abzuholen oder zurückzubringen. Das spart – besonders zu Stoßzeiten – viel Zeit. Obendrein können Gäste unabhängig von den Rezeptionszeiten anreisen. Dank Mobile Access und digitalem Check-in haben sich in dieser Branche sogar neue Geschäftsmodelle entwickelt, die komplett auf eine Rezeption verzichten und die gesamte Guest Journey digital und mobil abbilden. Wesentliche Treiber dieser Entwicklung sind die Prozessoptimierung und Betriebseffizienz, denn dank der Digitalisierung sind weniger Mitarbeiter nötig – ein wichtiger Punkt in Zeiten des Fachkräftemangels im Gastgewerbe.

Cloudbasierte und funkvernetzte Zutrittslösungen ermöglichen ebenfalls die Türöffnung via Smartphone, allerdings läuft der Vorgang anders ab. Aufgrund der Echtzeit-Anbindung der Türhardware über Kabel oder Funk bedienen Nutzer die Türen per Fernöffnung. Das heißt, sie geben auf ihrem Smartphone den Befehl zur Türöffnung, der über Mobilfunk und Cloud beziehungsweise die Funk-Infrastruktur zum Managementsystem gelangt, welches wiederum die Türöffnung durchführt. Hierbei erfolgt keine direkte Kommunikation zwischen Smartphone und Türhardware. Die Zutrittsrechte sind in der Software hinterlegt, die an dieser Stelle zugleich überprüft werden. Daneben ist in diesen Systemen auch eine Türöffnung mit digitalen Schlüsseln über die direkte Kommunikation zwischen Smartphone und Türhardware möglich.

Mobile Zutrittslösungen bereichern die Zutrittskontrolle mit neuen Anwendungsgebieten, sie tragen zu effizienteren Prozessen bei und erhöhen die Sicherheit sowie den Nutzerkomfort. Für einen reibungslosen Betrieb in der Praxis sind allerdings nicht nur die Leistungsmerkmale der Technologie auschlaggebend. Wichtig ist überdies die nahtlose Systemarchitektur, die online verkabelte, virtuell und über Funk vernetzte sowie mobil eingebundene Zutrittspunkte einbezieht. Gerade hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Denn insbesondere über mobile Zutrittslösungen, mit denen man per digitalem Schlüssel und Smartphone Türen öffnen kann, verfügen nur wenige Hersteller aus eigener Entwicklung, weshalb sie auf Drittanbieter angewiesen sind. Entsprechend kritisch sollten Anwender solche „zusammengestückelten“ Anlagen bewerten, um später nicht vor Problemen mit der Datenübertragung oder Kompatibilität zu stehen.

Marc Rentrop, Vertriebsleiter und Prokurist bei der Salto Systems GmbH