Dienstreisen in Zeiten von Corona

Die Auswirkungen der Coronapandemie stellen viele Unternehmen dabei vor Herausforderungen, wenn es darum geht, ihre Mitarbeiter im Zuge der Pandemie sicher ins Ausland auf Dienstreisen zu schicken und wieder zurückzuholen.

Ein Problem stellt dabei die Informationslage dar. Je nach Infektionsgeschehen können sich Ein- aber auch Ausreisebestimmungen beinahe tagesaktuell ändern. Etwaige Quarantäneregelungen müssen im Vorfeld mit eingeplant werden, um festzustellen, ob eine Reise überhaupt sinnvoll ist; und wenn ja, müssen die Bedingungen vor Ort (Unterbringung, allgemeine und spezielle Hygienevorschriften, Zustand des Gesundheitssystems im Zielland generell) vorab in Erfahrung gebracht werden. Die Quarantäne betrifft im Übrigen nicht nur das Zielland, sondern auch das Herkunftsland, je nachdem, welche Verordnungen gelten und wie in Deutschland etwa das Auswärtige Amt und das RKI die Situation hinsichtlich der Einreise aus Risikogebieten bewerten.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass Mitarbeiter sich dann mehrere Wochen im Ausland aufhalten (einschließlich Quarantäne) und zurück in Deutschland gegebenenfalls nochmal in Isolation begeben müssen. Sollten Unternehmen sich nicht sicher sein, welche aktuellen Regelungen im Zielland gelten, können sie auf externe Experten zurückgreifen, die sie bei Fragen zu Reisetätigkeiten unterstützen. Dies kann etwa sinnvoll sein, wenn Verordnungen im Ausland nicht in deutscher Sprache vorliegen. Kommen dann noch häufige Anpassungen und Änderungen der Vorschriften hinzu, haben es Unternehmen häufig schwer, sich noch zurechtzufinden. Ebenso darf für die Planung von Auslandsreisen nicht vergessen werden, dass die Pandemie medial zwar omnipräsent ist, dadurch die „übrigen“ Risiken aber nicht verschwunden sind – im Gegenteil. Bestand beispielsweise in Ländern das Risiko von Überfällen auf Fahrzeuge im Straßenverkehr, hat sich das Risiko nun auf Wohnungseinbrüche verlagert. Kriminalität aufgrund zunehmender Armut, politische und religiöse Unruhen oder die Überlastung der lokalen Gesundheitssysteme sind Faktoren, die durch Corona mancherorts deutlich verstärkt worden sind.

Ein weiterer Aspekt, den Unternehmen im Blick haben müssen, ist die Risikobewertung bei Projektaufträgen. Denn die wirtschaftlichen Folgen von Covid-19 kann Unternehmen dazu veranlassen, Projekte in Zielländern anzunehmen, die man vorher so nicht unbedingt gewählt hätte. Dieser „Risikoappetit“ sollte sich bei der Planung der Projekte mit Beteiligung eigener Mitarbeiter im Ausland unbedingt in den Sicherheitskonzepten niederschlagen.

Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass die Auswirkungen der Pandemie die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland noch eine Weile begleiten wird. Insofern ist es unabdingbar, die notwendige Expertise in Bezug auf die geltenden Verordnungen und Regeln im In- und Ausland entweder selbst aufzubauen und ein kontinuierliches Monitoring zu betreiben oder alternativ auf externe Hilfe zu setzen. Im Fokus muss immer die Sicherheit der Mitarbeiter stehen, daher müssen deren Sorgen und Ängste im Umfeld von Corona besonders ernst genommen und entsprechend adressiert werden. Die digitale Bewältigung vieler Aufgaben darf im Übrigen nicht dazu führen, die Cyber Security außer Acht zu lassen, denn gerade in der Zunahme der digitalen Kommunikation per E-Mail oder in virtuellen Teams steigt auch das Risiko, Opfer von Cyberkriminellen zu werden, die sich den menschlichen Faktor zunutze machen. Daher ist für Unternehmen neben der physischen Reisesicherheit der Mitarbeiter im Ausland die digitale Sicherheit in der Kommunikation mit eigenen wie einheimischen Kollegen vor Ort ebenso besonders wichtig.