Besuchermanagement sorgt für Transparenz

In vielen Unternehmen ist eine Sicherheitsunterweisung für Besucher und Fremdfirmen vorgeschrieben. Diese dient der Unfallverhütung und muss revisionssicher mit Ablaufdatum dokumentiert werden. Hier unterstützt das PCS Besuchermanagement die Pforte bei der Organisation. Die Sicherheitsunterweisung kann sowohl am Empfang als auch am Selbstanmeldeterminal geschehen. Es kann die jeweilige Muttersprache für die Unterweisung ausgewählt und mit Bildern so gestaltet werden, dass die Hinweise allgemein verständlich sind. Ein anschließender Test prüft, ob alle kritischen Punkte verstanden worden sind. Eine zeitliche Befristung der Sicherheitsunterweisung erinnert an eine notwendige Wiederholung. Am Bildschirm oder auf Signaturpad wird die Sicherheitsunterweisung von den Besuchern unterschrieben und gleichzeitig dokumentiert.

Bereits für die Registrierung der Besucher stehen im PCS Besuchermanagement mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Am besten wird dazu die Voranmeldung durch einen Mitarbeiter genutzt. Der Besucher erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, die wichtige Informationen zum Termin enthält, wie Hotelempfehlung oder Anfahrtsbeschreibung. Bei der Terminabstimmung hilft die Outlook-Integration. Über das PCS Besuchermanagement können Besucherscheine für den Aufenthalt erstellt werden, die zum Beispiel mit Foto versehen oder mit temporärem RFID-Ausweis kombiniert werden.

Besonders vorteilhaft ist eine Verknüpfung des Besuchermanagements mit dem Zutrittssystem. Damit sich Dienstleister oder Monteure selbständig auf dem Gelände bewegen können ist es sinnvoll, diese externen Personen temporär in die Zutrittskontrolle aufzunehmen. Dafür werden die Daten aus dem Besuchermanagement per Webservice- Schnittstelle in die Dexicon Zutrittskontroll-Software übertragen. Besucher können dann einen zeitlich befristeten Firmenausweis erhalten, mit dem sie für definierte Bereiche und Zeiten Zutritt haben.